هگمتانه، گروه خبر*: آنچه در ادامه می‌خوانیم، گزارشی از دیجیتال‌سازی 26 هزار برگ سند و ثبت روایت‌های تاریخ شفاهی تا توسعه مخازن استاندارد و دسترسی پژوهشگران به گنجینه‌های مستند پنج استان غربی است.
عاطفه زارعی، مدیر اسناد و کتابخانه ملی منطقه غرب کشور، از ساماندهی اسناد دستگاه‌های اجرایی، توسعه آرشیوهای تخصصی، ثبت و حفاظت از میراث مکتوب و شفاهی، گسترش دیجیتال‌سازی منابع و تکمیل ساختمان جدید این مجموعه خبر داد و گفت: هدف اصلی این سازمان، تبدیل اسناد و منابع تاریخی به داده‌های قابل دسترس و قابل استناد برای پژوهشگران امروز و نسل‌های آینده است.
حفظ تاریخ یک سرزمین تنها به نگهداری بناهای تاریخی و آثار ملموس محدود نمی‌شود؛ بخش مهمی از حافظه هر جامعه در میان اسناد، نامه‌ها، عکس‌ها، نسخه‌های خطی، مطبوعات، خاطرات و حتی اسناد خانوادگی و محلی مردم نهفته است؛ منابعی که اگر ثبت، ساماندهی و حفاظت نشوند، ممکن است در گذر زمان از بین بروند و بخشی از حافظه تاریخی جامعه برای همیشه از دسترس خارج شود.
در منطقه غرب کشور، سازمان اسناد و کتابخانه ملی با پوشش پنج استان همدان، کرمانشاه، کردستان، لرستان و ایلام، مسؤولیت مهمی در شناسایی، ارزیابی، ثبت، فهرست‌نویسی، نگهداری، دیجیتال‌سازی و فراهم‌کردن امکان استفاده پژوهشگران از این منابع برعهده دارد.
ثبت هزاران منبع در چرخه واسپاری و فهرست‌نویسی
آمار عملکرد سازمان از شهریور 1404 تا پایان شهریور 1405 نشان می‌دهد که بخش قابل توجهی از فعالیت‌ها به ثبت و ساماندهی منابع مکتوب اختصاص داشته است. در این مدت 937 عنوان کتاب، سه هزار و 981 عنوان نشریه و یک هزار و 368 پایان‌نامه در قالب فرآیند واسپاری ثبت شده است. همچنین برای دو هزار و 400 عنوان اثر، فیپا صادر شده و در حوزه فهرست‌نویسی نیز دو هزار و 154 رکورد سند و یک هزار و 287 رکورد عکس به ثبت رسیده است.
این آمار نشان می‌دهد که فرآیند حفاظت از میراث مکتوب، تنها به نگهداری فیزیکی منابع محدود نیست، بلکه شناسایی و ثبت اطلاعات آنها نیز بخش مهمی از مأموریت این سازمان را تشکیل می‌دهد؛ چراکه یک سند یا تصویر تاریخی زمانی برای پژوهشگر ارزش کاربردی بیشتری پیدا می‌کند که مشخصات و محتوای آن قابل بازیابی باشد.
اسناد دستگاه‌های اجرایی؛ حافظه سازمانی کشور
زارعی یکی از وظایف اصلی سازمان را تعیین تکلیف اسناد دستگاه‌های اجرایی عنوان کرد و گفت: اسناد موجود در دستگاه‌های دولتی، بخشی از حافظه سازمانی کشور هستند و باید بر اساس ضوابط و استانداردهای سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران بررسی، ارزیابی و تعیین تکلیف شوند.
هر سال تعداد قابل توجهی از اسناد دستگاه‌های اجرایی در پنج استان غرب کشور مورد بررسی قرار می‌گیرند و اسناد آنها از نظر ارزش اداری، تاریخی و پژوهشی ارزیابی می‌شود. اسناد دارای ارزش نیز مطابق استانداردهای تخصصی فهرست‌نویسی و ثبت می‌شوند تا اطلاعات آنها برای استفاده پژوهشگران قابل بازیابی باشد. در همین چارچوب، طی دوره گزارش دو هزار و 254 پرونده اسناد انتقالی به ثبت رسیده و 16 هزار و 789 برگ سند نیز تحویل شده است.
از اسناد اهدایی مردم تا نسخه‌های خطی
بخش دیگری از میراث تاریخی در اختیار مردم و خانواده‌ها قرار دارد؛ از عقدنامه‌ها و مصالحه‌نامه‌ها گرفته تا نامه‌ها، مکاتبات، اسناد ملکی و اسناد مربوط به مناسبات اجتماعی. این منابع علاوه بر ارزش تاریخی، برای مطالعات مردم‌شناسی، اجتماعی و فرهنگی نیز اهمیت دارند در این راستا طی یک سال گذشته، 900 برگ سند اهدایی و 16 هزار جلد کتاب اهدایی در اختیار این مجموعه قرار گرفته است.
زارعی همچنین با اشاره به نسخه‌های خطی و چاپ سنگی، از اهمیت شناسایی این منابع سخن گفت و افزود: سازمان اسناد و کتابخانه ملی نسخه‌های خطی و اسناد مهم را در صورت دارا بودن ارزش تاریخی، قدمت و ویژگی‌های لازم، از مردم و مجموعه‌داران خریداری می‌کند و بخشی از این منابع نیز به صورت اهدایی دریافت می‌شود که طی یک سال گذشته 85 نسخه خطی، سنگی و سربی دریافت گردیده است. در حوزه نسخه‌های خطی نیز 32 نسخه خطی موجود در این مجموعه شناسایی شده که از این تعداد، 31 نسخه خطی فهرست شده است.
 26 هزار برگ سند در مسیر دیجیتال‌شدن
دیجیتال‌سازی یکی از مهم‌ترین مسیرهای حفاظت از اسناد در برابر فرسودگی و در عین حال افزایش دسترسی پژوهشگران است. به گفته زارعی، اسناد پس از دریافت و طی فرآیندهای لازم، در صورت امکان اسکن و دیجیتال‌سازی می‌شوند تا ضمن حفاظت از اصل سند، نسخه دیجیتال نیز در اختیار پژوهشگران قرار گیرد.
بر اساس آمار اعلام شده، در یک سال گذشته، 26 هزار و 615 برگ سند دیجیتال‌سازی شده است؛ اقدامی که می‌تواند دسترسی پژوهشگران به منابع تاریخی را بدون نیاز به مراجعه مکرر به اصل سند تسهیل کند.
همچنین با توسعه تالارهای رقومی، پژوهشگران می‌توانند درخواست‌های خود را برای دسترسی به اسناد، نسخه‌های خطی و منابع ارزشمند ارائه کنند و کارشناسان پس از بررسی، منابع قابل ارائه را در اختیار آنان قرار دهند. تالارهای رقومی ویژه کودکان و نوجوانان نیز از دیگر ظرفیت‌های این سازمان است که دانش‌آموزان با بهره‌گیری از تالارهای رقومی و برخط سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، با بسترهای مدرن آشنا و کتاب‌های داستان به صورت برخط برای کودکان قابل مطالعه و دریافت است.
83 پژوهشگر؛ مخاطبان اصلی گنجینه اسناد
در نهایت، تمام این فرآیندها زمانی معنا پیدا می‌کند که منابع تاریخی در خدمت تحقیق و پژوهش قرار گیرند. طی دوره مورد گزارش، 83 پژوهشگر از خدمات و ظرفیت‌های این مجموعه استفاده کرده‌اند.
زارعی با اشاره به اینکه فعالیت سازمان اگرچه در پنج استان غرب کشور متمرکز است، اما خدمات اطلاعاتی آن محدود به پژوهشگران این منطقه نیست، ادامه داد: ممکن است پژوهشگری در تهران، اصفهان، کرمان یا حتی خارج از کشور برای یک موضوع پژوهشی به اسناد موجود در غرب کشور نیاز داشته باشد و درخواست او پس از بررسی، در چارچوب ضوابط پاسخ داده می‌شود.
 تاریخ شفاهی؛ ثبت دانشی که در کتاب‌ها نیست
یکی از محورهای مهم فعالیت سازمان، تاریخ شفاهی است؛ طرحی که تلاش می‌کند تجربه زیسته و دانش ضمنی شخصیت‌ها و افراد اثرگذار را پیش از آنکه با گذشت زمان از بین برود، ثبت و مستندسازی کند.
زارعی با بیان اینکه تاکنون با بیش از 350 نفر از افراد برجسته منطقه غرب کشور مصاحبه شده است، اظهار کرد: بخشی از نتایج این فعالیت نیز در قالب آثار مکتوب منتشر شده که کتاب مربوط به دکتر اکبر اعتماد، از چهره‌های علمی کشور و بنیان‌گذار سازمان انرژی اتمی ایران و همچنین بنیان‌گذار دانشگاه بوعلی‌سینا از جمله آنهاست. در کنار تاریخ شفاهی، عکس‌های تاریخی نیز مورد توجه قرار گرفته‌اند.
زارعی تأکید دارد عکس‌هایی که در سازمان‌ها نگهداری می‌شوند، اگر فاقد شناسنامه و اطلاعات دقیق باشند، به مرور زمان ارزش اطلاعاتی خود را از دست می‌دهند؛ بنابراین ثبت اطلاعات مربوط به تصاویر در کنار نگهداری آنها اهمیت دارد.
تاریخ مطبوعات محلی» روی میز پژوهش
برگزاری «همایش ملی تاریخ مطبوعات محلی ایران در منطقه غرب کشور» نیز از برنامه‌های مهم این اداره‌کل است. فراخوان این همایش از خردادماه آغاز شد و در مرحله نخست 53 چکیده مقاله دریافت شد که پس از داوری، 45 چکیده برای ادامه فرآیند پذیرفته شد. مراسم نهایی همایش در هفته پژوهش، در آذرماه برگزار خواهد شد که مجموعه مقالات این همایش نیز قرار است در قالب یک کتاب تخصصی منتشر شود.
2400 مترمربع ساختمان جدید برای حفاظت از اسناد
یکی دیگر از پروژه‌های مهم سازمان، ساختمان جدید اسناد و کتابخانه ملی منطقه غرب کشور است؛ پروژه‌ای که از سال 1399 وارد مرحله برنامه‌ریزی شد و اکنون در مسیر تکمیل و تجهیز قرار دارد. این پروژه با هدف توسعه زیرساخت‌های فیزیکی و فراهم کردن فضای متناسب با مأموریت آرشیوی، از الزامات حفاظت بلندمدت از میراث مستند انجام شده است.
این ساختمان حدود دو هزار و 400 مترمربع زیربنا دارد که حدود 700 مترمربع آن به مخازن استاندارد اختصاص یافته است. کنترل دما و رطوبت، قفسه‌های استاندارد، تجهیزات امنیتی و حفاظتی و تجهیزات تخصصی اسکن از نیازهای اصلی این مجموعه برای بهره‌برداری کامل است. فضاهای تعبیه شده در این ساختمان شامل مخازن نگهداری اسناد، بخش‌های اداری، قرائت‌خانه و سالن‌های نمایشگاه دائمی و موقت است که ترکیب این فضاها می‌تواند علاوه بر فراهم کردن شرایط مناسب برای نگهداری منابع، زمینه ارائه خدمات پژوهشی و معرفی اسناد تاریخی به مخاطبان را نیز فراهم کند.
از سوی دیگر، در نتیجه ساماندهی فضاهای اداری، 3257 مترمربع فضای اداری آزادسازی شده است؛ ظرفیتی که می‌تواند در بهینه‌سازی استقرار و استفاده از فضاهای این مجموعه مؤثر باشد.
48 سال پژوهش در یک قرن مطبوعات محلی
مجموع این اقدامات در شرایطی دنبال می‌شود که سازمان اسناد و کتابخانه ملی منطقه غرب کشور تلاش دارد میان «حفاظت» و «دسترسی» تعادل ایجاد کند؛ یعنی اسناد نه‌تنها از آسیب‌های فیزیکی در امان بمانند، بلکه در قالب نظامی منظم، قابل جست‌وجو و قابل استفاده در اختیار پژوهشگران قرار گیرند.
در این میان، ثبت و واسپاری کتاب و نشریه، فهرست‌نویسی اسناد و عکس‌ها، دیجیتال‌سازی، گردآوری اسناد مردمی، ثبت تاریخ شفاهی و برگزاری برنامه‌های پژوهشی، اجزای یک زنجیره واحد هستند؛ زنجیره‌ای که هدف نهایی آن حفاظت از حافظه تاریخی غرب کشور و تبدیل آن به سرمایه‌ای علمی برای آینده است. زارعی معتقد است مأموریت اصلی این سازمان تنها نگهداری فیزیکی اسناد نیست؛ بلکه هدف نهایی، حفاظت، ثبت، سازماندهی و فراهم‌کردن امکان بازیابی اطلاعات برای پژوهشگران امروز و آینده است. در این نگاه، سند زمانی ارزش واقعی خود را پیدا می‌کند که از یک شیء بایگانی‌شده به یک منبع اطلاعاتی قابل دسترس تبدیل شود؛ منبعی که بتواند برای پژوهشگری در امروز و حتی چند دهه آینده، بخشی از واقعیت تاریخی، اجتماعی، فرهنگی و مدیریتی غرب کشور را روایت کند.